Responder às mesmas mensagens, transferir informações entre sistemas, atualizar planilhas, cadastrar clientes, emitir cobranças e elaborar relatórios são atividades necessárias para o funcionamento de uma empresa. O problema aparece quando essas tarefas ocupam grande parte do dia e impedem os profissionais de se concentrarem em decisões estratégicas.
Além do tempo desperdiçado, os processos manuais aumentam as chances de erros. Um dado pode ser digitado incorretamente, um contato pode ficar sem retorno e uma cobrança importante pode não ser enviada. Quando o volume de trabalho cresce, esses problemas se tornam ainda mais frequentes.
A boa notícia é que diferentes áreas da empresa podem utilizar ferramentas para automatizar processos, centralizar informações e reduzir atividades repetitivas. Marketing, vendas, atendimento, financeiro, cobrança, recursos humanos e gestão de projetos podem trabalhar de forma mais integrada.
Mas acabar com tarefas repetitivas não significa simplesmente contratar vários softwares. A empresa precisa entender seus processos, identificar os gargalos e escolher ferramentas capazes de resolver necessidades reais. Confira as principais soluções que podem ajudar nessa transformação.
1. Pluga: integração e automação entre ferramentas
A Pluga é uma plataforma brasileira de automação que permite conectar diferentes ferramentas sem exigir conhecimentos avançados de programação. Ela pode ser utilizada para fazer com que os sistemas da empresa compartilhem informações e executem ações automaticamente.
O funcionamento parte da combinação entre gatilhos e ações. Quando determinado evento acontece em uma ferramenta, a Pluga executa uma atividade em outro sistema. Se um potencial cliente preencher um formulário, por exemplo, seus dados podem ser cadastrados no CRM, adicionados a uma planilha e enviados para a equipe comercial.
A plataforma conta com mais de 130 ferramentas integradas, incluindo soluções brasileiras e internacionais. Isso permite criar automações envolvendo sistemas de vendas, marketing, pagamento, atendimento, produtividade e gestão financeira.
A Pluga também oferece recursos como Agendador, Formatador, Roteador, Loop, Delay, Interruptor, Webhooks e HTTP Request. Com eles, é possível programar tarefas, padronizar informações, criar caminhos diferentes e estabelecer condições para que cada ação seja executada.
Os recursos de inteligência artificial ampliam as possibilidades. A empresa pode usar IA para classificar solicitações, extrair dados, produzir resumos e traduzir conteúdos. Já os Agentes de IA da Pluga conseguem interpretar instruções e executar ações nas ferramentas conectadas, como enviar e-mails, organizar compromissos, atualizar sistemas ou responder a determinadas solicitações.
Dessa maneira, a Pluga pode atuar como uma camada central de automação. Em vez de trocar todas as soluções utilizadas pela empresa, a organização consegue integrar seus sistemas e construir fluxos personalizados.
2. Agendor: automação e organização da área comercial
O Agendor é um CRM B2B desenvolvido para organizar o processo comercial. A plataforma ajuda a centralizar dados sobre clientes, empresas, oportunidades, contatos, atividades e negociações.
Sem um CRM, as informações comerciais podem ficar espalhadas entre planilhas, agendas, anotações e conversas individuais. Isso dificulta o acompanhamento das oportunidades e aumenta o risco de um vendedor esquecer um retorno importante.
Com o Agendor, a equipe consegue registrar todo o histórico de relacionamento. Também pode visualizar em qual etapa do funil cada oportunidade se encontra, programar atividades e acompanhar as próximas ações.
A automação reduz tarefas como preenchimento repetitivo de dados e atualização manual de relatórios. Os gestores passam a ter uma visão mais clara sobre o andamento das vendas, o desempenho da equipe e os motivos de perda das negociações.
3. Neofin: automação das cobranças
A Neofin é um CRM de cobrança que ajuda empresas a organizar e automatizar a recuperação de valores em atraso. A solução permite centralizar informações dos clientes, criar réguas de cobrança e acompanhar o histórico das negociações.
Em muitas empresas, a cobrança ainda depende de planilhas e contatos manuais. A equipe precisa identificar os clientes inadimplentes, preparar mensagens, realizar ligações e registrar os retornos. Além de consumir tempo, esse processo dificulta a priorização dos casos.
Com a Neofin, é possível criar réguas de cobrança automatizadas. As mensagens podem ser programadas de acordo com o tempo de atraso, o perfil do cliente ou o valor da dívida. A empresa também consegue organizar canais como WhatsApp e acompanhar as respostas em um ambiente centralizado.
4. RD Station: automação de marketing
O RD Station pode ajudar a reduzir tarefas repetitivas nas estratégias de marketing digital. A ferramenta permite criar landing pages, formulários, segmentações, campanhas de e-mail e fluxos de nutrição.
Quando um visitante converte em uma página, suas informações são registradas automaticamente. A partir disso, ele pode entrar em uma sequência de comunicações relacionada ao seu interesse.
5. Zendesk: centralização do atendimento
O Zendesk é uma plataforma de atendimento que ajuda a organizar solicitações recebidas por diferentes canais. E-mails, formulários e outras mensagens podem ser transformados em tickets e direcionados para os atendentes responsáveis.
A empresa consegue criar regras para classificar e distribuir as demandas. Uma solicitação financeira pode seguir para a equipe de cobrança, enquanto um problema técnico é encaminhado ao suporte.
6. Trello: organização das tarefas e projetos
O Trello é uma ferramenta visual para organizar tarefas em quadros, listas e cartões. Ele pode ser utilizado por equipes de marketing, conteúdo, tecnologia, operações e administração.
Cada cartão pode representar uma atividade e reunir prazo, responsável, arquivos e lista de verificação. As automações ajudam a mover cartões, adicionar etiquetas e enviar avisos quando determinadas condições são atendidas.
Em uma produção de conteúdo, por exemplo, o cartão pode passar automaticamente de “em revisão” para “aprovado” quando todas as etapas forem concluídas. Em processos administrativos, é possível criar tarefas recorrentes para atividades mensais.
Com isso, a equipe reduz o tempo gasto cobrando atualizações e procurando informações em diferentes canais.
7. Slack ou Microsoft Teams: comunicação interna
Slack e Microsoft Teams ajudam a centralizar a comunicação interna e reduzir a quantidade de e-mails trocados entre os colaboradores. As conversas podem ser organizadas por equipes, clientes, projetos ou departamentos.
Essas plataformas também podem receber notificações automáticas de outros sistemas. Uma nova venda, uma cobrança paga ou uma tarefa atrasada pode gerar um aviso no canal adequado.
Os integrantes da equipe conseguem acompanhar os acontecimentos sem consultar várias ferramentas o tempo todo. Porém, é importante criar regras para evitar o excesso de notificações. A automação deve destacar informações relevantes, e não gerar novas distrações.
8. Conta Azul: automação financeira
A Conta Azul é uma plataforma de gestão financeira que pode apoiar o controle de contas a pagar e receber, emissão de cobranças, conciliação e acompanhamento do fluxo de caixa.
Ao centralizar essas informações, a empresa reduz a dependência de planilhas e evita o preenchimento duplicado. Uma venda realizada pode gerar um lançamento financeiro, enquanto a confirmação de um pagamento atualiza o status do cliente.
A conciliação bancária também ajuda a comparar os registros internos com as movimentações da conta. Dessa forma, o time financeiro consegue identificar inconsistências com mais rapidez.
Quando conectada a soluções como Pluga, Agendor e Neofin, a Conta Azul pode participar de um fluxo completo, desde a negociação comercial até o recebimento ou a cobrança.
9. VExpenses: gestão de despesas corporativas
A VExpenses ajuda empresas a organizar despesas, reembolsos, viagens corporativas e prestação de contas. Em vez de reunir comprovantes físicos e preencher planilhas, os colaboradores podem registrar os gastos na plataforma.
Os gestores conseguem criar políticas, definir etapas de aprovação e acompanhar as solicitações. Depois da aprovação, as informações podem ser encaminhadas ao financeiro.
10. Clicksign: assinatura eletrônica
A Clicksign pode agilizar a formalização de propostas, contratos, termos e outros documentos. Em vez de imprimir, enviar e digitalizar arquivos, a empresa encaminha o documento para assinatura eletrônica.
É possível configurar a ordem dos participantes e acompanhar quem já concluiu a assinatura. Lembretes também podem ser enviados automaticamente para quem ainda não realizou a ação.
A integração com formulários, CRMs e sistemas financeiros torna o fluxo mais completo. Quando uma venda é aprovada, os dados podem ser utilizados para gerar o contrato e encaminhá-lo aos participantes.
Depois da assinatura, o documento pode ser armazenado e as demais áreas notificadas para iniciar o atendimento ou entregar o produto contratado.
11. Google Workspace: colaboração e produtividade
O Google Workspace reúne Gmail, Drive, Docs, Sheets, Forms, Meet e Calendar. Essas soluções podem apoiar tarefas de praticamente todos os departamentos.
Um formulário pode ser usado para receber solicitações internas. As respostas são registradas em uma planilha e encaminhadas para o profissional responsável. O Calendar pode organizar compromissos, enquanto o Drive centraliza os arquivos.
O Docs também facilita a criação colaborativa de propostas, relatórios e documentos. As alterações ficam registradas, reduzindo a circulação de várias versões por e-mail.
Com a Pluga, essas ferramentas podem ser conectadas a CRMs, sistemas financeiros, plataformas de atendimento e soluções de inteligência artificial.
12. ChatGPT: apoio com inteligência artificial
O ChatGPT pode ajudar na elaboração de primeiras versões de textos, organização de informações, preparação de relatórios, criação de resumos e estruturação de ideias.
No marketing, a ferramenta pode sugerir pautas e adaptar mensagens. Em vendas, pode ajudar a preparar abordagens e respostas para objeções. No atendimento, pode estruturar respostas, enquanto os gestores podem utilizá-la para transformar informações dispersas em relatórios mais objetivos.
Entretanto, todo conteúdo precisa passar por revisão humana. Também é necessário estabelecer regras sobre quais dados podem ser enviados à ferramenta, principalmente quando a empresa trabalha com informações pessoais, financeiras, jurídicas ou confidenciais.
13. Power BI: atualização de indicadores
O Power BI permite criar painéis para acompanhar indicadores de vendas, marketing, finanças, atendimento e produtividade.
Em vez de preparar relatórios manualmente todos os meses, a empresa pode conectar suas fontes de dados e manter os painéis atualizados. Os gestores passam a visualizar informações como faturamento, oportunidades comerciais, inadimplência, desempenho das campanhas e volume de atendimentos.
Essa centralização facilita a identificação de tendências e problemas. Para que os relatórios sejam confiáveis, contudo, os sistemas de origem precisam estar organizados e alimentados corretamente.
Como começar a eliminar tarefas repetitivas?
O primeiro passo é listar as atividades realizadas diariamente, semanalmente e mensalmente. Depois, a empresa deve identificar quais processos seguem regras previsíveis e não exigem uma decisão humana em todas as etapas.
Alguns exemplos são:
- Cadastrar contatos;
- Transferir dados entre sistemas;
- Atualizar planilhas;
- Enviar confirmações;
- Criar tarefas;
- Agendar lembretes;
- Distribuir solicitações;
- Gerar cobranças;
- Encaminhar documentos;
- Atualizar relatórios;
- Notificar os responsáveis;
- Armazenar arquivos.
O ideal é começar com uma automação simples e medir o resultado. Depois que o fluxo estiver funcionando corretamente, a empresa poderá expandir a iniciativa para outras áreas.
Também é fundamental estabelecer responsáveis, testar os processos e criar procedimentos para possíveis falhas. Informações sensíveis devem contar com controles de acesso e políticas de proteção de dados.
Conclusão
Acabar com tarefas repetitivas não significa automatizar todas as atividades da empresa. O objetivo é utilizar a tecnologia nos processos previsíveis e operacionais, liberando os profissionais para trabalhos que exigem criatividade, negociação, análise e tomada de decisão.
A Pluga pode conectar os diferentes sistemas e fazer as informações circularem automaticamente. O Agendor organiza o processo comercial, enquanto a Neofin automatiza e centraliza as cobranças. Ferramentas como RD Station, Zendesk, Trello, Conta Azul, VExpenses, Clicksign, Google Workspace, ChatGPT e Power BI complementam a estrutura em outras áreas.
Quando essas soluções trabalham de forma integrada, a empresa reduz erros, ganha produtividade e cria processos mais preparados para crescer sem aumentar o volume de trabalho manual na mesma proporção.
* Conteúdo desenvolvido pela jornalista Daiane de Souza (0007147/SC).
